Agilité

Les bons outils pour optimiser votre gestion du temps

Des tâches répétitives et ingrates peuvent vous faire perdre la motivation au travail. Lorsque vous êtes incapable de vous concentrer sur ce qui compte vraiment, il est normal de sentir que vous perdez un temps précieux. Voici quelques outils pour automatiser certaines de ces tâches de travail répétitives! 

 

Automatiser les tâches: un défi majeur pour les employeurs et les employés 

Une étude publiée cette année par ServiceNow a révélé qu’une entreprise française sur deux avait besoin d’un niveau d’automatisation supérieur pour faire face au volume de tâches générées d’ici 2018. Selon l’étude, ce pourcentage atteindra 86% d’ici 2020. 

 

Si l’automatisation au travail est un sujet qui inspire le débat, c’est que l’imaginaire collectif sur le sujet l’associe à une terrible menace: celle du robot remplaçant l’homme. Avec cette logique, un salarié n’est plus une partie active de son entreprise, il est complètement effacé. Mais aujourd’hui, les représentations de l’automatisation oublient que le salarié, quel que soit son métier, peut être le moteur de ce type d’automatisation. En se débarrassant simplement des tâches répétitives, l’employé peut récupérer un temps précieux et se concentrer sur des tâches et des missions qui comptent vraiment. L’automatisation de tâches professionnelles ingrates ne consiste pas seulement à améliorer la productivité: c’est une réelle opportunité d’améliorer l’expérience des employés dans une entreprise! 

 

IFTTT, Zapier et Microsoft Flow: des outils qui automatisent toutes sortes de tâches 

Nous utilisons de plus en plus d’applications mobiles avec des fonctions multiples et leur utilisation prend souvent beaucoup de temps. Ces outils utilisent un langage qui leur est propre et il est possible de les faire communiquer en utilisant des services dédiés. 

 

1. IFTTT pour automatiser les tâches courantes 

IFTTT (If This Then That) est un outil populaire dans le secteur de l’automatisation des tâches. Disponible sur le web et sous la forme d’applications mobiles sur Android et IOS, il permet aux utilisateurs de créer de petits programmes appelés «applets». Leur rôle? Établir des interactions entre différents outils numériques que l’on utilise quotidiennement pour automatiser les tâches courantes. 

 

On peut utiliser IFTTT pour améliorer la visibilité sur le Web en partageant simultanément le même statut sur Facebook, Twitter et Linkedin. Pour simplifier l’archivage des données, l’outil peut également enregistrer tous les documents joints dans vos e-mails dans une Dropbox. Il peut également être utilisé pour mettre en place une alerte quotidienne liée à un sujet de votre intérêt. Bien sûr, vous pouvez également l’utiliser pour programmer des choses plus amusantes, comme le moment où votre machine à café s’allume le matin! 

 

Facile et simple à utiliser, IFTTT permet aux utilisateurs de gagner un temps précieux sans avoir à écrire une seule ligne de code. 

 

2. Zapier et Microsoft Flow pour les services professionnels 

Zapier est un autre outil qui offre la possibilité d’automatiser un grand nombre de tâches. 

Zapier est particulièrement adapté aux entreprises et prend en charge plus d’applications professionnelles qu’IFTTT, ce qui permet aux utilisateurs de gérer des flux de travail plus complexes. Grâce à l’ajout de filtres, il est possible de définir un plus grand nombre de conditions pour l’exécution des tâches. 

 

De même, Microsoft Flow invite ses utilisateurs professionnels à «améliorer leur activité et à travailler moins». La meilleure partie? Il est entièrement compatible avec toutes les applications et services Microsoft! 

 

3. Wappwolf et Wildfire pour automatiser des tâches spécifiques 

Wappwolf facilite l’archivage des données 

Contrairement aux services qui peuvent être utilisés pour n’importe quel type d’activité comme IFTTT, Zapier ou Microsoft Flow, Wappwolf se spécialise dans l’archivage de données. Il permet aux utilisateurs d’automatiser leurs tâches en collaboration avec Dropbox et GoogleDrive et ainsi convertir automatiquement les fichiers dans un format prédéfini, les imprimer via Google Cloud print, ou les envoyer vers un autre nuage. Wappwolf donne également aux utilisateurs la possibilité de traiter des images et de convertir des fichiers audio. 

 

4. Wildfire: l’outil qui vous convient 

Wildfire est une extension de Chrome et Firefox qui permet aux utilisateurs de sauvegarder les actions qu’ils effectuent sur le web afin de les répliquer automatiquement. Wildfire est idéal pour automatiser des tâches très répétitives, permettant aux utilisateurs de modifier leurs tâches sauvegardées dans un « éditeur de flux de travail! » 

 

5. La montée des assistants virtuels 

Les assistants virtuels sont de plus en plus présents dans les entreprises et contribuent à l’automatisation des tâches professionnelles. Il existe des assistants comme Astro, qui permet aux utilisateurs de trier rapidement et facilement leurs e-mails, et Findo, qui permet aux utilisateurs de naviguer facilement dans leurs e-mails, fichiers et des nuages personnels pour trouver l’information qu’ils recherchent. 

 

Utilisez-vous d’autres outils pour automatiser vos tâches professionnelles? Dites-nous ! 

 

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Gaëtan Komguem

Diplômé de l'École nationale supérieure Mines-Télécom Atlantique Bretagne Pays de la Loire en Systèmes d'Information, il justifie d’une expérience de 11 années dans le domaine des TI et des banque/assurance en tant que conseiller en technologie de l’information. Il est certifié Fellow Life Management Institute (FLMI).