Agilité, Business Analyst

Gestion du changement en entreprise et réussite en milieu Agile

Une définition de la gestion du changement: le processus, les outils et les techniques pour gérer le côté humain du changement pour atteindre un résultat d’affaires requis. 

LE CONTEXTE DE MA DÉFINITION DE LA GESTION DU CHANGEMENT

"Qu'est-ce que la gestion du changement?" C'est une question que vous avez peut-être entendue de collègues en passant ou lors de présentations formelles. 
Bien que bon nombre d'entre nous sachent intuitivement ce qu'est la gestion du changement, nous avons du mal à transmettre aux autres ce que nous voulons vraiment dire. En réfléchissant à la façon de définir la gestion du changement, il est important de fournir un contexte lié à deux autres concepts: 

  • le changement lui-même 
  • et la gestion de projet. 

La gestion du changement et la gestion de projet sont deux disciplines essentielles qui sont appliquées à une variété de changements organisationnels pour améliorer la probabilité de réussite et le retour sur investissement.

LE BUT DU CHANGEMENT : AMÉLIORER UNE ORGANISATION EN MODIFIANT LE TRAVAIL

Lorsque vous introduisez un changement dans l'organisation, vous allez finalement avoir un impact sur l'un ou plusieurs des éléments suivants:   
  • Processus   
  • Systèmes   
  • Structure d'organisation   
  • Rôles d'emploi   

Bien qu'il existe de nombreuses approches et outils qui peuvent être utilisés pour améliorer l'organisation, chacun d'entre eux prescrit finalement des ajustements à une ou plusieurs des quatre parties de l'organisation énumérées ci-dessus. Le changement résulte généralement d'une réaction à des problèmes ou à des opportunités spécifiques auxquels l'organisation est confrontée sur la base de stimuli internes ou externes. Alors que la notion de «plus compétitif» ou «plus proche du client» ou «plus efficace» peut être la motivation à changer, ces objectifs doivent être transformés en impacts spécifiques sur les processus, les systèmes, les structures organisationnelles ou les rôles. Ceci est le processus de définition du changement.

DÉFINITION DE LA GESTION DU CHANGEMENT ET GESTION DE PROJETS

Il ne suffit pas de prescrire le changement et de s'attendre à ce qu'il se produise; La création de changement au sein d'une organisation exige beaucoup de travail et une compréhension de ce qui doit réellement se produire pour que le changement se produise. Pour commencer, regardons les définitions formelles de la gestion du changement et de la gestion de projet, deux disciplines clés requises pour apporter un changement à la vie. Ce sont deux définitions communément acceptées qui nous aident à commencer à penser à ces deux disciplines distinctes mais étroitement liées:

Gestion de projet
La gestion de projet est l'application de connaissances, de compétences, d'outils et de techniques pour projeter des activités afin de répondre aux exigences du projet.
La gestion de projet est accomplie par l'application et l'intégration des processus de gestion de projet d'initiation, de planification, d'exécution, de surveillance et de contrôle, et de clôture.

(Extrait du Guide PMBOK®, troisième édition)

Gestion du changement
La gestion du changement est le processus, les outils et les techniques pour gérer le côté humain du changement afin d'atteindre les résultats commerciaux requis.
La gestion du changement incorpore les outils organisationnels qui peuvent être utilisés pour aider les individus à réussir leurs transitions personnelles, ce qui entraîne l'adoption et la réalisation du changement.
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Comme indiqué ci-dessus, la gestion de projet et la gestion des changements permettent de déplacer une organisation d'un état actuel (comment les choses sont faites aujourd'hui) à un état futur souhaité (les nouveaux processus, systèmes, structures organisationnelles ou rôles définis par le changement). La gestion de projet se concentre sur les tâches pour atteindre les exigences du projet. La gestion du changement se concentre sur les personnes touchées par le changement.  

Toute modification des processus, des systèmes, des structures organisationnelles et / ou des rôles de travail aura un aspect technique et un côté humain. La gestion de projet et la gestion du changement ont évolué en tant que disciplines pour fournir à la fois la structure et les outils nécessaires pour gérer et réaliser le changement avec succès sur le plan technique et humain. 
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CE QUE TOUTES LES ÉQUIPES ESSAYENT D'ATTEINDRE 

L'équipe de projet décrit les activités spécifiques pour définir et prescrire comment passer du point A au point B (en changeant les processus, les systèmes, les structures organisationnelles ou les rôles de travail). L'équipe de changement décrit les étapes nécessaires pour aider les personnes touchées par le changement à faire leur travail de la nouvelle façon (par exemple, les personnes passant de la fonction A à la fonction B, comme indiqué ci-dessous). 
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L'objectif de la gestion de projet est de déployer efficacement les ressources de manière structurée pour développer et mettre en œuvre la solution en termes de ce qui doit être fait pour les processus, les systèmes, la structure organisationnelle et les rôles de travail. 
L'objectif de la gestion du changement est d'aider chaque individu touché par le changement à réussir sa transition, compte tenu des exigences de la solution.  

LA BONNE GESTION DU CHANGEMENT ET LA GESTION DES PROJETS

Chaque initiative ou projet que vous entreprenez nécessite un certain niveau de gestion de projet et de gestion du changement. Ces deux disciplines sont des outils utilisés pour soutenir la mise en œuvre d'une variété de changements que vous pourriez entreprendre. Il y a très peu de cas où vous n'aurez pas besoin des deux disciplines. Par exemple, les cinq projets ci-dessous nécessitent à la fois la gestion de projet et la gestion du changement:   
  1. Déployer une solution ERP dans toute l'organisation   
  2. Réingénierie des processus de travail et des scripts de contact des agents de votre centre d'appel   
  3. Intégration de deux organisations et de leurs systèmes d'information à la suite d'une fusion ou d'une acquisition   
  4. Redéfinir la disposition physique d'un espace de bureau   
  5. Développer un nouveau canal de vente   
La gestion du changement et la gestion de projet sont des outils qui doivent être appliqués indépendamment du changement réel que vous entreprenez. Chaque fois que vous modifiez des processus, des systèmes, des structures d'organisation ou des rôles de travail, vous avez besoin d'une approche structurée pour gérer le côté technique et le côté humain du changement en attente.
Est-ce que la gestion de projet et la gestion du changement se ressemblent pour chaque initiative? Typiquement non. Bien que la bonne quantité de gestion de projet et de gestion du changement soit au moins une partie, chacun de ces outils est à son meilleur quand ils sont adaptés à la situation unique que vous rencontrez. Votre organisation, sa culture et son histoire, ainsi que le changement spécifique que vous mettez en œuvre, influencent le bon niveau de gestion de projet et de gestion du changement.

Combien de gestion de projet est nécessaire?
La quantité de gestion de projet dépend de la complexité et du degré de changement des processus, des systèmes, de la structure organisationnelle et des rôles professionnels existants.
 
Combien de gestion du changement est nécessaire?
La gestion du changement dépend de la quantité de perturbation créée dans le travail quotidien de chaque employé. Cela dépend également des attributs de l'organisation, tels que la culture, le système de valeurs et l'historique avec les changements passés.

INTÉGRATION DE LA GESTION DU CHANGEMENT ET GESTION DE PROJETS

Bien que séparés en tant que domaines d'étude, sur un projet réel, la gestion du changement et la gestion de projet sont intégrées. Les étapes et les activités se déplacent à l'unisson alors que les équipes travaillent pour passer de l'état actuel à l'état futur souhaité.

Activités de planification de la gestion du changement et de la gestion de projet

À titre d'exemple, pensez aux activités qui se déroulent pendant la phase de planification d'un projet entre les deux équipes.
Les activités des chefs de projet sont:
  • Identifier les jalons et les activités à réaliser   
  • Décrire les ressources nécessaires et comment elles vont travailler ensemble   
  • Définir la portée de ce qui fera partie du projet et de ce qui ne sera pas   

Les activités des gestionnaires de changement sont:
  • Création de messages clés à communiquer   
  • Travailler avec les promoteurs de projets pour bâtir des coalitions fortes et actives de hauts dirigeants   
  • Définir pourquoi le changement est nécessaire pour les employés dans toute l'organisation, avant même que les détails spécifiques de la solution soient complets   

Les projets les plus efficaces intègrent ces activités dans un plan de projet unique.

DÉFINIR LE CHANGEMENT, LA GESTION DE PROJET ET LA GESTION DU CHANGEMENT

Il peut être difficile de séparer le changement, la gestion de projet et la gestion du changement. En pratique, ces trois composantes sont intimement liées pour donner un résultat positif à l'organisation. Cependant, il est utile de séparer les composants.
En réfléchissant séparément aux trois composantes, il est plus facile de définir et d'aider les autres à comprendre ces éléments distincts. La séparation de ces trois composants constitue également une première étape solide lors du dépannage d'un projet particulier qui ne progresse pas comme prévu. Par exemple, nos défis proviennent-ils de:
  • La conception du changement?  
  • Les étapes techniques, les activités ou les ressources (gestion de projet)?  
  • Comment les individus acceptent ou résistent-ils au changement (gestion du changement)?  

Réfléchissez à ce que chaque composant tente d'obtenir (voir le tableau ci-dessous) et utilisez-le pour décrire la gestion du changement dans le contexte du changement et de la gestion de projet. 
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SIX ASTUCES POUR UNE GESTION DU CHANGEMENT RÉUSSIE DANS UN ENVIRONNEMENT AGILE

Puisque l'idée du développement Agile est de permettre et d'encourager les propriétaires de produits ou d'applications à changer d'avis, la gestion du changement dans un contexte Agile doit être fluide et naturelle. Voici six observations qui aideront un praticien agile le long de ce chemin

1. L'objectif d'Agile est de permettre la gestion du changement, pas de l'empêcher.  

Les méthodologies non-agiles supposent implicitement que les exigences peuvent être définitives et que seules des variations mineures dans les exigences peuvent être prises en compte dans un processus de gestion du changement. Les exigences elles-mêmes peuvent être sujettes à des modifications dans les itérations Agile. L'idée est de montrer aux propriétaires de produits et d'applications un logiciel de travail, et de demander si c'est ce qu'ils voulaient dire par leurs exigences exprimées. Ainsi, la gestion du changement devient une logique pour Agile, pas quelque chose qui doit être contrôlé et géré après le fait.

2. La gestion du changement est inévitable dans Agile.

Le développement Agile fournit une méthodologie de réponse rapide pour gérer le changement au sein des organisations. Les exigences peuvent changer en raison de changements législatifs, de changements organisationnels ou de changements dans les conditions d'affaires. Les lois des États et les lois fédérales pourraient changer au cours du développement Agile et ainsi des changements dans les exigences peuvent en résulter. Il pourrait y avoir une réorganisation et une réaffectation des responsabilités au sein d'une organisation. Cela pourrait entraîner des changements de fonctionnalité ou d'interface utilisateur. Des changements peuvent être nécessaires parce que les propriétaires de produits n'ont peut-être pas réalisé ce qu'ils avaient demandé et ont changé d'avis. Ils peuvent ne pas avoir réalisé que quelque chose d'autre est nécessaire à la place de la fonctionnalité implémentée dans la dernière itération. En d'autres termes, la gestion des changements est inévitable, que vous utilisiez des méthodes Agiles ou non-Agiles. Les méthodes Agiles vous offrent une manière élégante et continue de les manipuler plus tôt et souvent.

3. Il ne devrait pas y avoir de gestion du changement pendant une itération.

La gestion des modifications doit être évitée au milieu d'une itération, car la modélisation Agile peut avoir précédé l'implémentation dans cette itération. Dans de tels cas, les modifications elles-mêmes doivent être planifiées comme des histoires ou des fonctionnalités pour l'itération suivante. Les modifications effectuées au cours d'une itération peuvent entraîner des défauts dus à une modélisation inadaptée. Lorsqu'elles sont correctement planifiées en itérations, les révisions de modélisation peuvent être effectuées juste avant le début d'une itération, et les types de défauts dus à des erreurs architecturales sont évités. Ce sont des défauts de régression dus à des effets secondaires imprévisibles de changements architecturaux et de code. Il vaut mieux les éviter au cours d'une itération, mais il est possible de les considérer avec soin au début d'une itération.

4. La gestion du changement ne signifie pas la priorisation.

La gestion des modifications et les modifications apportées aux itérations peuvent toujours nécessiter un processus de hiérarchisation des articles ou des fonctionnalités. Les modifications sont fusionnées avec les stories planifiées dans une itération, et l'ensemble de l'effort est revu en ce qui concerne la sélection pour cette itération et ce calendrier. La gestion du changement ne peut pas être autorisée à saborder le rythme d'itération initialement prévu ou les priorités d'origine. Cela signifie simplement qu'ils sont synchronisés avec des stories autrement planifiées. Lorsque la gestion des modifications est fusionnée avec des articles ou des fonctionnalités, une réflexion approfondie peut être appliquée pour voir si les modifications doivent être effectuées plus tôt dans les itérations ou peuvent attendre.

5. La gestion du changement ne modifie pas la planification de la story de la plus haute valeur.

Le développement Good Agile inclut toujours les articles les plus rentables (pour le propriétaire du produit ou l'utilisateur final) dans les itérations précédentes. Cela peut également être le cas pour des histoires techniquement difficiles (ou pour celles présentant un risque élevé de développement et de faisabilité technique) à essayer pour des itérations antérieures. Les modifications rejoignent ce flux et si les modifications comportent des risques de développement élevés, elles doivent également être traitées dans les itérations précédentes. Des changements radicaux dans les exigences peuvent encore être acceptés s'ils ont une valeur élevée pour les propriétaires ou les utilisateurs finaux ou s'ils comportent des risques de développement élevés. Par exemple, vous avez développé une application à l'aide de Dot.net, mais les propriétaires de produits exigent une version php également effectuée en parallèle. Cela peut être une exigence de changement drastique compte tenu des compétences supplémentaires qui peuvent être nécessaires dans l'équipe de développement. Il doit être soigneusement examiné et planifié à la bonne itération s'il a la bonne valeur pour les parties prenantes.

6. Agile n'élimine pas les défis de la gestion du changement, mais fournit une façon disciplinée et rationalisée de les gérer.

Les problèmes de gestion du changement ne sont pas éliminés lors de l'utilisation de méthodes Agile. Ils peuvent être nécessités par l'environnement externe, pas quelque chose au sein de l'équipe de développement. Agile fournit une manière disciplinée et rationalisée de les gérer. Les itérations agiles fournissent un logiciel de travail plus tôt, permettant aux propriétaires et aux utilisateurs de reconnaître et d'aborder les changements nécessaires plus tôt. La gestion des modifications dans les environnements non-Agile suppose que les modifications interviennent à la fin du cycle de développement et qu'elles peuvent tout au plus être des écarts mineurs par rapport à l'ensemble des exigences initial. Cependant, dans la pratique, ces changements sont tout sauf mineurs. Les méthodes agiles vous permettent de reconnaître que la gestion du changement est inévitable et que la méthodologie de développement doit faciliter son intégration de manière naturelle et non intrusive. 

CONCLUSION

La gestion du changement a toujours été un défi dans le développement de logiciels, que vous utilisiez des méthodes Agile ou non. Si des changements sont nécessaires, dans Agile, ils peuvent être reconnus plus tôt et entrelacés avec des itérations antérieures. Cela permet également de contourner les risques de développement, plus tôt dans le cycle de développement. La gestion rapide des changements est la raison d'être de l'utilisation des méthodes Agiles et peut ajouter une valeur significative au logiciel résultant. 

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Gaëtan Komguem

Diplômé de l'École nationale supérieure Mines-Télécom Atlantique Bretagne Pays de la Loire en Systèmes d'Information, il justifie d’une expérience de 11 années dans le domaine des TI et des banque/assurance en tant que conseiller en technologie de l’information. Il est certifié Fellow Life Management Institute (FLMI).