Agilité, Astuces, Business Analyst

Outils pour mieux collaborer dans son entreprise

J’ai toujours été obsédé par le travail à distance. Pour exceller dans ce mode de travail et rester Agile, avoir les bons outils s’avère être un atout considérable. Après plusieurs comparaisons et tests, j’ai choisi d’utiliser les outils fournis par la suite office 365.  

Voici une liste d’outils (avec les descriptions de Microsoft) que j’ai trouvés pour aider les équipes distantes à collaborer et à être plus efficaces. 



Outils de communication
 
1- Yammer  

Yammer est un réseau social privé qui aide les employés à collaborer entre les départements, les sites et les applications métier.

Yammer est un réseau social entièrement axé sur votre activité. Pour rejoindre le réseau Yammer de votre entreprise, le membre de votre équipe doit disposer d'une adresse e-mail professionnelle provenant du domaine de votre entreprise.

Yammer est un réseau social qui est entièrement intégré. Afin de séparer les informations pertinentes à des membres spécifiques de l'équipe, vous pouvez créer des groupes qui aideront à réduire le bruit dans le fil d'actualité.

Les utilisateurs peuvent partager des messages avec des groupes spécifiques simplement en utilisant les menus déroulants sous la boîte de mise à jour (qui est similaire à la boîte de statut de Facebook) .y concentré sur votre entreprise. Pour rejoindre le réseau Yammer de votre entreprise, le membre de votre équipe doit disposer d'une adresse e-mail professionnelle provenant du domaine de votre entreprise.

2- Skype

L'une des principales raisons pour lesquelles Skype est l'outil de communication le plus populaire est que c'est gratuit.

Skype permet les appels audio et vidéo entre plusieurs appareils. En d'autres termes, une personne peut être sur un ordinateur portable et une autre peut être sur leur téléphone.

Et oui, si vous avez déjà utilisé Skype, vous avez peut-être rencontré des problèmes de fiabilité. Mais pour le plus long terme, c'était le meilleur coup pour votre argent.
 
3- Microsoft Teams

Microsoft Teams, le nouvel espace de travail collaboratif 100% chat, est disponible au sein d’Office 365 Entreprise. Conçu pour accompagner les nouveaux modes de collaboration, Microsoft Teams propose de centraliser, dans un seul espace personnalisé et sécurisé, l’ensemble des conversations, des documents et des notes d’une équipe travaillant autour d’un même projet.

Microsoft Teams est un espace de collaboration central et ouvert. Créé pour répondre aux nouveaux enjeux de collaboration en entreprise, Microsoft Teams offre à chaque utilisateur d’Office 365 Entreprise un environnement de travail adapté pour échanger, communiquer et collaborer en équipe en toute fluidité.

Microsoft Teams intègre ainsi :
  • La conversation instantanée, en temps réel avec historique, en groupe ouvert (public au sein de l’organisation) ou restreint (privé).  
  • Un accès centralisé à l’ensemble des contenus, contacts, conversations et outils collaboratifs tels que SharePoint, OneNote ou Planner, pour faciliter le partage de notes ou de documents dans un endroit centralisé, simplifier le passage de la messagerie instantanée à la conférence audio ou vidéo.  
  • Une personnalisation pour chaque équipe grâce à la disponibilité de plus de 150 apps et la configuration ses propres connecteurs au travers des APIs permettant des intégrations personnalisées. Teams intègre également emojis, stickers, GIFs ou encore memes, fidèles aux nouveaux codes de communication.  
  • Microsoft Bot Framework pour intégrer simplement des agents conversationnels au sein de chaque canal d’échanges.  
 
La Ville de Versailles et l’agglomération de Versailles Grand Parc : un early-adopter

La communauté d’agglomération de Versailles Grand Parc et la Ville de Versailles s’investissent au quotidien pour être à la pointe en matière de nouvelles technologies. Désireuses de respecter une politique de service public économe, les deux collectivités se sont tournées vers Microsoft et Office 365 en novembre dernier, afin de permettre aux agents de bénéficier d’outils collaboratifs performants à moindre coût. Ainsi, elles offrent à 1200 agents la possibilité d’utiliser Microsoft Teams. Innovant et intuitif, l’outil oriente progressivement le travail des agents vers un mode « projet » plus efficace et participatif.

Pour Versailles Grand Parc et Versailles, Teams s’est également imposé dans le cadre des projets en cours, et notamment dans le déploiement d’agents conversationnels internes et externes.  

Outils de gestion documentaire:  

4- SharePoint

Votre intranet mobile et intelligent. Partagez et gérez contenu, savoir et applications pour travailler en équipe, trouver des données et collaborer efficacement dans votre organisation.

SharePoint favorise le travail d’équipe grâce à des sites d’équipe dynamiques et productifs propres à chaque équipe de projet, service et division. Partagez des fichiers, des données, des actualités et des ressources. Personnalisez votre site pour simplifier le travail de votre équipe. Collaborez sans effort et en toute sécurité avec les membres de votre équipe, à l’intérieur comme à l’extérieur de votre organisation, sur PC, Mac et appareils mobiles.

Motivez et informez votre organisation. Créez de la cohésion et informez vos employés via votre intranet. Renforcez l’efficacité organisationnelle en partageant des ressources et des applications communes sur des portails. Racontez votre histoire avec de splendides sites de communication. Et tenez-vous informé grâce aux actualités personnalisées sur la page d’accueil SharePoint et dans les applications mobiles SharePoint.

Tirez parti des connaissances collectives. Accédez en un seul clic à l’ensemble des informations, connaissances et compétences dont vous avez besoin pour prendre des décisions éclairées et agir efficacement grâce à des outils de recherche performants et intelligents. Les capacités de gestion de contenu de SharePoint, alliées aux précieux échanges et conversations mis en évidence par Yammer, permettent à votre organisation d’optimiser la vitesse d’accès aux connaissances.

Transformez les processus d'entreprise. Dopez la productivité en transformant les processus, des tâches les plus simples (comme les notifications et les approbations) aux flux opérationnels les plus complexes. Grâce aux listes et bibliothèques SharePoint, à Microsoft Flow et à PowerApps, vous pouvez enrichir les expériences numériques avec des formulaires, des flux de travail et des applications personnalisées sur chaque appareil.

5- One drive

OneDrive vous est présenté par Microsoft dans le cadre de sa marque Live. Avec OneDrive, vous obtenez gratuitement 5 Go et si vous avez besoin d'espace supplémentaire, vous pouvez obtenir 50 Go de plus pour seulement 1,99 $ par mois.
OneDrive est pré-installé sur Windows 10 et fonctionne sur tous les appareils. Accédez et partagez des fichiers et des photos sur PC, Mac, Android et iOS.

OneDrive vous permet, à vous et à vos collègues, de collaborer avec Word, Excel, PowerPoint et OneNote depuis votre ordinateur de bureau, votre appareil mobile et le Web.

6- OneNote

L'autre grand acteur dans le domaine de la création de notes est OneNote de Microsoft, dont la fonctionnalité de blocs-notes partagés rend très facile la diffusion de collections entières de données avec votre équipe. Oui, c'est une partie d'Office 365, mais je pense qu'il mérite son propre emplacement sur cette liste pour son utilité en dehors des outils de bureautique. Le meilleur de tous, c'est un produit gratuit (complet avec des applications mobiles) qui peut être utilisé intensivement pour une utilisation personnelle et professionnelle.

Créez librement - Vous avez l’habitude de gribouiller vos idées sur des feuilles de papier ? Ou, au contraire, de les classer avec précision ? OneNote vous aide quelle que soit la manière dont vous organisez vos idées. Tapez, rédigez ou dessinez librement comme sur du papier. Recherchez et capturez du contenu sur le web pour donner forme à vos idées.

Collaborez avec d’autres personnes - Votre équipe a eu l’idée du siècle ou vous planifiez le menu de votre prochaine réunion de famille ? Restez sur la même page et synchronisés, où que vous soyez.

Notez vos idées - À vos marques. Prêt ? Dessinez ! Utilisez simplement un stylet ou votre doigt. Prenez des notes manuscrites et convertissez-les en texte tapé plus tard. Mettez en évidence les idées importantes et exprimez vos idées avec des couleurs ou des formes.

Accès en tout lieu - Prenez des notes. Vous pouvez extraire le contenu n’importe où, même si vous êtes en mode hors connexion. Commencez sur votre ordinateur portable, puis mettez à jour les notes sur votre téléphone. OneNote est compatible avec tous les appareils et plateformes.

Se connecter en salle de classe - Offrez à vos étudiants un espace de collaboration commun ou proposez un support individuel à l’aide de blocs-notes privés. Vous n’avez plus besoin d’imprimer de documents. Vous pouvez organiser vos cours et distribuer les devoirs à partir d’une bibliothèque de contenus centrale.

Outils de gestion de projet:

7- Planner

Microsoft Planner est une application de gestion de projet et de tâches quotidienne qui comble le fossé entre les principes formels de gestion de projet et, bien, la réponse de tout le monde «J'ai juste besoin de faire des choses» à ces principes. Planner se situe au milieu entre Outlook Tâches - qui est un outil de tâches très simple - et Microsoft Project - qui est un outil de gestion de projet complexe qui nécessite une formation sérieuse pour comprendre et utiliser (et est cher).

Planner associe la gestion de projet dans le monde réel à une interface utilisateur dynamique, des fonctionnalités puissantes, des intégrations sur Office 365 et une courbe d'apprentissage minimale. Planner est intégré aux onglets Microsoft Teams et vous bénéficiez d'un plan géré par autorisation pour chaque groupe Office 365.
Planner fournit deux vues principales:
  1. une vue d'équipe qui fournit des rapports d'état et des tableaux de bord pour votre groupe (comprenant uniquement les tâches de votre groupe) et  
  2. un hub personnel qui collecte et affiche toutes les tâches de Planner tous vos plans.  
Si vous cherchez une façon simple mais organisée de gérer un projet, de distribuer des tâches et de suivre les états livrables sans avoir à payer pour des licences coûteuses MS Project ou à ennuyer constamment vos collègues pour pouvoir mettre à jour votre fichier MPP, Planner est définitivement le chemin à parcourir. 

Planner est inclus gratuitement dans la plupart des options de licence Office 365. Si vous avez déjà utilisé Trello, vous savez déjà comment utiliser Planner.

Outils pour petites entreprises:

8- Bookings

Cette application simplifie la façon dont vos clients planifient et gèrent leurs rendez-vous avec votre entreprise. Elle est conçue pour les petites entreprises.

Enchantez vos clients - Vos clients vont adorer la flexibilité, la commodité et le contrôle offerts qu’offre Bookings. Ils peuvent visiter votre page de réservation quand ils le souhaitent, réserver l’heure et le service dont ils ont besoin, obtenir un e-mail de confirmation et une invitation de calendrier, ainsi que replanifier ou annuler un rendez-vous si nécessaire. Les clients qui préfèrent réserver par téléphone n’ont qu’à entrer leurs détails de rendez-vous. Bookings se charge ensuite d’envoyer les confirmations et les rappels.

Gagnez du temps - Bookings constitue une alternative simple et rapide à la prise de rendez-vous par téléphone, qui s’avère souvent fastidieuse et frustrante. Une page web aisément configurable et personnalisable permet à vos clients de rechercher les créneaux horaires disponibles et de programmer des rendez-vous 24h/24 7j/7. Vous disposez d’un calendrier privé pour gérer votre planning, tandis que les confirmations et rappels automatiques vous permettent de gagner du temps.

9- StaffHub

Microsoft StaffHub est une plateforme cloud compatible avec de nombreux appareils. Elle permet aux employés de terrain et à leurs responsables de gérer le temps, de communiquer avec les membres de leur équipe et de partager du contenu.
  • Les utilisateurs peuvent demander des congés, permuter des shifts et communiquer directement avec leurs collègues.  
  • Les responsables peuvent envoyer des messages à une personne ou toute leur équipe. L’application permet également de transmettre des informations sur les plannings, des actualités sur les équipes, ou des annonces de l’entreprise.  
  • Chacun peut accéder aux informations nécessaires pour accomplir ses tâches.  

La suite Office 365 offre encore plus d'outils qui permettent une meilleures collaboration. Matt Wade et icansharepoint.com ont mis sur pieds la table périodique d'office 365

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Conclusion:

Maintenant que vous avez pris connaissance de cette liste d'outils, j'espère que vous avez une idée assez clair de ce qui pourrait être bénéfique à votre entreprise. Si néanmoins vous avez besoin d'accompagnement pour mettre en place ces outils dans votre entreprise, contactez-moi via mon blog

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Gaëtan Komguem

Diplômé de l'École nationale supérieure Mines-Télécom Atlantique Bretagne Pays de la Loire en Systèmes d'Information, il justifie d’une expérience de 11 années dans le domaine des TI et des banque/assurance en tant que conseiller en technologie de l’information. Il est certifié Fellow Life Management Institute (FLMI).